IFS certificering in de praktijk van Quality Assurance

Voor veel bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie is een IFS-certificering een voorwaarde om te mogen leveren aan retailers en internationale klanten. Zonder dit certificaat komen zij vaak niet in aanmerking als leverancier.

Het certificaat opent dus deuren naar nieuwe markten, maar brengt ook verantwoordelijkheid met zich mee. IFS vraagt dat processen duidelijk zijn vastgelegd én steeds op dezelfde manier worden uitgevoerd. Dat geldt voor verschillende afdelingen en soms ook voor meerdere locaties.

In de praktijk ligt hier vaak de uitdaging. Processen staan goed op papier, maar in het dagelijks werk ontstaan toch verschillen. Bijvoorbeeld wanneer ploegen registraties anders invullen of wanneer informatie tussen afdelingen niet goed wordt doorgegeven.

De QA-afdeling bewaakt afspraken, verbindt teams en houdt overzicht. Hoe IFS in de praktijk wordt toegepast, bepaalt uiteindelijk of het systeem rust en vertrouwen brengt, of vooral druk rond audits veroorzaakt.

Wat Yor-in ziet in de dagelijkse praktijk

Bij organisaties met een IFS-certificering zie ik vaak dat de basis goed op orde is: procedures zijn duidelijk vastgelegd en documentatie klopt. Op de werkvloer ziet de praktijk er soms anders uit. Zeker bij drukte wordt er sneller geschakeld en zoeken medewerkers naar manieren om de productie door te laten lopen, waarbij regels iets flexibeler worden toegepast. IFS voelt dan meer als een checklist dan als een vanzelfsprekend onderdeel van het dagelijks werk.

Registraties worden nagelopen, documenten bijgewerkt en iedereen wordt extra scherp op procedures. De focus ligt op het kloppend maken van de administratie, terwijl de achterliggende oorzaken van afwijkingen minder aandacht krijgen.

Ook bij traceability zie je dit verschil. In theorie is alles inzichtelijk, maar in de praktijk kost het soms tijd om informatie bij elkaar te zoeken doordat gegevens verspreid staan of net anders zijn vastgelegd.

Tegelijk neemt de druk vanuit klanten en retailers toe, waardoor QA een centrale rol pakt, terwijl juist de hele organisatie verantwoordelijk is voor het dagelijks naleven van IFS.

Praktijkvoorbeelden uit de voedingsmiddelen- en maakindustrie

De werking van een IFS-systeem wordt vaak het duidelijkst zichtbaar op momenten wanneer de druk op productie toeneemt, bijvoorbeeld bij storingen, spoedorders of achterstanden. De focus ligt dan op output, waardoor registraties of controles soms later of minder nauwkeurig worden uitgevoerd. Ook bij veranderingen, zoals een nieuwe receptuur voor een saus of vleesproduct, vallen medewerkers sneller terug op bekende routines.

De inzet van nieuwe of tijdelijke medewerkers vergroot dit risico, omdat zij processen en kwaliteitsafspraken nog niet volledig kennen. Daarnaast ontwikkelen ploegen vaak hun eigen werkwijze, wat zichtbaar wordt in verschillen tijdens audits of overdrachten.

Bij traceability-tests komt dit duidelijk naar voren. Informatie over een grondstof, zoals een kruidenmix, is meestal wel aanwezig, maar staat verspreid in systemen of onder verschillende benamingen geregistreerd. Hierdoor kost het meer tijd om te achterhalen in welke batches van het eindproduct deze is verwerkt. Dit laat zien dat IFS geen momentopname is, maar vraagt om dagelijks en organisatiebreed consistent werken.